Qualitätsmanagement

für jedes Unternehmen

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1. Allgemeine Informationen

Das qualitymanagementapp von der universalsolutions gmbh hilft Ihnen Fragebögen nach Ihren Vorstellungen zu erstellen und beliebig oft auf Ihren mobilen Systemen (Smartphone & Tablet) zu verwenden. Die qualitymanagementapp spart Ihnen Zeit und Arbeit. Die von Ihnen erstellten Fragebögen werden per Smartphone oder Tablet ausgefüllt, gleichzeitig im System gespeichert und optional auch per E-Mail als PDF an Empfänger geschickt. Bei den Fragen steht Ihnen eine Vielzahl an Frage- und Antwortmöglichkeiten zur Verfügung. Das bietet Ihnen hohe Flexibilität bei der Fragen- und Antwortdefinition. Der Fragebogen wird final verschlüsselt mit der Datenbank synchronisiert und die Protokolle (der ausgefüllten Fragebögen) können verschiedentlich bearbeitet, ausgewertet und versendet werden. 

2. Neuanmeldung

2.1. Neuanmeldung als Kunde:

Die Anmeldung erfolgt über die Weboberfläche (Homepage). Neue Kunden klicken auf den Button „Neuer Kunde“. In den Einstellungen der qualitymanagementapp kann auch auf 'Hier neu registrieren' geklickt werden. Dabei erfolgt eine Weiterleitung auf die Anmeldeseite der universalsolutions Homepage. Uneingeschränkt ausprobiert bzw. getestet kann die qualitymanagementapp für 30 Tage – danach ist eine Lizenz erforderlich.

Android App: https://play.google.com/store/apps/details?id=eu.universaldata.qualitymanagementapp

iPhone App: https://itunes.apple.com/de/app/qualitymanagementapp/id1180883267?ls=1&mt=8

Anschließend öffnet sich das Anmeldeformular. Hier geben Sie bitte Ihre Daten ein. Um die Registrierung abzuschließen, wird an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse eine Aktivierungsmail geschickt. Den Link in dieser E-Mail müssen Sie anklicken, um die Registrierung abzuschließen.

2.2. Neuanlegen von Benutzern

Je nach ausgewähltem Lizenzmodell können in der "Benutzerverwaltung" vom Kunden Benutzer angelegt werden.

2.3. Benutzer anlegen

Ähnlich wie bei den Kundeninformationen, können mehrere Benutzer (je nach gewählten Lizenzmodell) definiert werden.
Es gibt grundsätzlich zwei Vorgehensweisen:
a. der Kunde vergibt das Passwort aktiv –> das Passwort ist somit dem Kunden bekannt und muss dem Benutzer mitgeteilt werden
b. der Kunde lässt das Passwort passiv generieren und versenden -> das Passwort ist nur dem Benutzer bekannt (Datenschutz für Benutzer)

2.4. Benutzerdaten einfügen & absenden:

2.5. Passwort wurde generiert:

2.6. Neuer Benutzer wurde angelegt:

2.7. Neuer Benutzer wurde angelegt (Anmelden als Benutzer im Web):

3. Lizenzauswahl bzw. Kundenmodell mit AGB

Nach Auswahl der Lizenzbedingungen bitte unbedingt die AGB durchlesen und als gelesen anhaken.

Im Anschluss kann die Bestellung durchgeführt werden.

Bei einem Upgrade wird auf der Homepage der Aufpreis für die gesamte Laufzeit (inkl. bisheriger Laufzeit) angezeigt. Bei einer tatsächlichen Bestellung wird natürlich nur der Aufpreis für den Rest der Laufzeit verrechnet.

3.1. Lizenzfeature 'Fair Use'

Das Lizenzfeature 'Fair Use' legt fest, wieviele Protokolle pro Jahr von einem Fragebogen ausgefüllt werden können. Standard ist eine Menge von 1.000 Protokollen pro Fragebogen und Jahr. Das reicht für 3 Protokolle pro Tag an jedem Tag im Jahr.

Für eine häufigere Nutzung gibt es den 'Erweiterten Fair Use'. Damit sind 2.000 Protkolle pro Fragebogen und Jahr möglich.

Reicht diese Anzahl an Nutzungen auch nicht aus, gibt es noch den 'Ultimativen Fair Use' mit 10.000 Protokollen pro Fragebogen und Jahr.

Nach Auswahl des Features sehen Sie die Kosten für die jeweilige Ausbaustufe.

3.2. Lizenzfeature 'CSV Import'

Um Fragebögen importieren zu können, gibt es die Möglichkeit des CSV-Imports. So lassen sich Fragebögen und die dazugehörigen Fragen sehr einfach und schnell in das System einfügen.

3.3. Lizenzfeature 'Bildqualität'

Die Auflösung von Bildern wird standardmässig verringert, um die Datenmengen zu reduzieren.

Bei Bildqualität 'Normal' werden die Bilder auf 1024 Pixel Kantenlänge auf der längeren Seite reduziert. Ist eine bessere Qualität gewünscht, so kann die Bildqualität 'Gut' ausgewählt werden. Dann werden die Bilder auf 2048 Pixel Kantenlänge der längeren Seite reduziert.

4. Berechtigungen für Benutzer vergeben

5. Fragenkategorien

Die einzelnen Fragen können Fragenkategorien zugeordnet werden. Erstellt werden die Fragekategorien entweder unter "Einstellungen" -> "Fragenkategorien" oder unter "Fragenverwaltung" direkt bei der Erstellung der einzelnen Fragen. Fragenkategorien machen die Fragebögen übersichtlicher und klar strukturiert.

5.1 Fragenkategorien festlegen: (siehe auch 7.3)

Festlegen der Fragekategorien unter "Einstellungen" -> "Fragenkategorien".

6. Protokolleinstellungen

Näheres zu den Protokolleinstellungen finden Sie von Punkt 10 bis 12.

6.1. Protokollarchiv

Protokolle können nach Markierung archiviert werden.

7. Frageneinstellungen

Neue Fragen können unter "Fragenverwaltung" durch Anklicken des Buttons "Neue Frage" erstellt werden. Bei neuen Fragen muss zwingend das Feld "Fragetext" bzw. der Antworttyp festgelegt werden – beide sind mit "*" gekennzeichnet. Bei der Protokolldarstellung können in der Listenansicht bis zu drei unterschiedliche Anzeigen von Fragen ausgewählt werden.

7.1. Neue Frage erstellen

7.2. Fragetext formulieren

Die Anzahl der Zeichen ist im Fragetext nicht limitiert. Für eine rasche und einfache Handhabung in der Praxis helfen eindeutige und gezielt formulierte Fragen.

7.3. Fragenkategorie auswählen oder neu definieren

Die Fragenkategorie kann aus den bestehenden Fragenkategorien ausgewählt oder auch neu im Feld "Neue Fragenkategorie" angelegt werden.

7.3.1. Fragenkategorie auswählen

Die Fragenkategorien werden alphabetisch geordnet in der "Dropdown Liste" dargestellt.

7.4. Fragenbedingungen festlegen je nach Wunsch

Zwingend erforderlich bedeutet, dass diese Frage beantwortet werden muss. Andernfalls ist kein Abschluss möglich. Diese Bedingung gilt auch für "Foto anhängen" bzw. "Standort anhängen" (GPS-Koordinaten). "Foto anhängen" bedeutet, dass ein Foto zu dieser Frage angehängt werden kann (siehe Abhängigkeit in Kombination mit „zwingend erforderlich"). "Standort anhängen" bedeutet, dass die GPS Koordinaten zu dieser Frage eingefügt werden (siehe ebenfalls Abhängigkeit mit „zwingend erforderlich").

 

In diesem gewählten Beispiel muss ein Foto bzw. ein Standort der Frage angehängt werden.

7.4.1. Fragentypen auswählen

7.4.2. Fragentyp Datum

7.4.3. Fragentyp Dropdown Liste

7.4.5. Fragentyp Ja/Nein/K.A.

7.4.6. Fragentyp Mehrfachauswahl

7.4.7. Fragentyp Prozent

7.4.8. Fragentyp Text

7.4.9. Fragentyp Zahl

Bei diesem Fragentyp können Zahlen (auch mit Komma) eingetippt bzw. mittels Schieberegler ausgewählt werden. Eine Festlegung von Spezifikationswerten (Minimal- & Maximalwerte), sowie die Beschränkung auf "ganze Zahlen" ist möglich.

7.4.10. Fragentyp Zeit

7.5. Fragen erstellen

8. Fragebogen erstellen

8.1. Fragen mittels "drag & drop" aus den verfügbaren Fragen auswählen und sortieren

8.2. Fragebogen erstellt

8.3. Fragebogen freigeben

8.4. Fragebogen für Benutzer freigegeben

9. Fragenbögen am Smartphone ausfüllen – Anmelden am Smartphone

a. App installieren
Android App: https://play.google.com/store/apps/details?id=eu.universaldata.qualitymanagementapp
iPhone App: https://itunes.apple.com/de/app/qualitymanagementapp/id1180883267?ls=1&mt=8

b. Vor der Benützung am Smartphone muss sich der "Kunde" im Web via folgendem Link im Web anmelden:
https://www.universalsolutions.eu/de/Default/Login

9.1. Kundenname, Benutzer und Passwort eingeben – Zugangsdaten prüfen & speichern (optional noch Fragebogenansicht bzw. Schriftgröße wählen)

9.2. Verfügbare Fragebögen auswählen

9.3. Fragebogen ausfüllen

9.4. Fragenbogen abschließen und speichern

9.5. Fragenbogen wurde mit Webdatenbank synchronisiert

9.6. Fragebogen am Smartphone mit Datum und Uhrzeit abrufbar

10. Ausgefüllter Fragebogen kann unter "Protokolle" im Web angesehen werden

10.1. Anzeige des Fragebogens im Web

10.2. Anzeige des Fragebogens als PDF-Datei

10.3. Ausgefüllter Fragebogen kann auch archiviert werden

10.4. Einstellung der Archivierungsbedingungen bzw. archivierte Fragenbögen

11. Protokolleinstellungen festlegen

12. Protokollreport erstellen

12.1. Protokollreportparameter festlegen

12.2. Protokollreport wird automatisch erstellt

Nach Definition und Speicherung der Protokollparameter mit einem eindeutigen Protokollreportnamen, kann der Report jederzeit erstellt und als PDF-Datei abgespeichert werden.

Wird die Darstellung von Messwerten in Form einer Tabelle gewählt, so kann diese als CSV-Datei gespeichert bzw. mit Excel (oder vergleichbaren Programmen) geöffnet und weiterverarbeitet werden.

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